Elektronikus iratkezelési megoldás

A modul célja az összes céghez tartozó irat minden formájának nyilvántartása, homogén módon történő kezelése. Fontos lépés az iratok digitalizálása, és elektronikus tartalmak tárolása, ezeken keresztül pedig az átfogó tudásbázis kialakítása.

A szolgáltatás kiinduló eleme, hogy képes érkeztetésre és iktatásra, tehát a nyilvántartásba vételt követően az iratok könnyen megtalálhatóak. Az iratok típusától és formájától függetlenül minden irat azonos módon és digitálisan kerül nyilvántartásra. Az egységes forma megkönnyíti az iratok kereshetőségét. Beérkező és kimenő dokumentumokra egyaránt érvényes.

Lényeges, hogy semmilyen fontos dokumentum nem veszhet el, hiszen a rendszer biztosítja követhetőségüket keletkezéstől egészen a megőrzési kötelezettség lejártáig.

Az iratok kezelésén belül többféle funkcióra is lehetőségünk van, könnyen hozzáadhatóak partnerhez, tranzakciókhoz, vagy hozzárendelhetőek vállalati folyamatokhoz. A szolgáltatás biztosítja továbbá a dokumentumok kezelésével kapcsolatos határidők, állapotok nyomon követését, valamint az irat helyéhez kapcsolódó információk rögzítését. Ezáltal előre definiált helyzetekben emlékeztető üzeneteket küld. Olyan módon strukturálja a jogköröket, illetve veszi figyelembe a tartalomvédelmet, hogy minden felhasználó csak ahhoz az anyaghoz férhet hozzá, amihez rendelkezik jogosultsággal.

A rendszer a dokumentumok kereshetőségét az alábbi szempontok alapján biztosítja:

  • létrehozás időpontja
  • módosítás időpontja
  • létrehozó/módosító személye
  • típus
  • tartalom
  • jogosultság