Így hátráltatják a táblázatkezelő programok a sikereit

  • A projektek meghiúsulásának néhány könnyen elkerülhető oka is van

A kutatások szerint 16 fő ok vezet a projektek kudarcához. A leggyakoribbak a szervezeten belüli prioritások megváltozása, a pontatlan elvárások és a projektcélok megváltozása. Ezek mind olyan okok, melyek a gyenge tervezés és előkészítés következményei. Az rossz tervezéshez hozzájárulhat a vezetőség, a lassú kommunikáció, a csapat és akár a használt szoftver is.

Akármelyik is, ha a leggyakoribb problémák megelőzhetőek, egyszerűen semmi ok nincs a hibás gyakorlatok folytatására. Ha el szeretné kerülni a sikertelenséget, fontos, hogy leváltsa az ósdi, idejétmúlt megoldásokat valami korszerűbbre. Az erőforrás tervezés során a mai napig sokan használnak táblázatkezelő szoftvereket, de valóban még manapság is ez a legolcsóbb, legegyszerűbb és legkönnyebb módja a dolognak?

  • Miért pont táblázatok?

Nagy rajongói vagyunk a táblázatoknak. Sokunknak nyújtottak már életmentő segítséget a munkában éppúgy, mint diákként vagy a háztartásban. Sokféle célt szolgálhatnak, hasznosak a házi költségvetés kezelésétől egy verseny állásának nyilvántartásáig sok mindenre. A rengeteg funkció, a táblázatkezelő programokban lehetővé teszi, hogy grafikonokat készítsünk, formázzuk a cellákat, kimutatásokat hozzunk lére stb. - a táblázatokat valóban az ég küldte a megsegítésünkre.

Az utóbbi évtizedben viszont, ahogy gomba módjára szaporodnak a start-up cégek és a technológia soha nem látott ütemben fejlődik, azok a feladatokra, melyeknek a megoldására a táblázatkezelőket használtuk, már más, sokkal specializáltabb (és ezáltal hatékonyabb) programok is készültek, melyek lassan átveszik a táblázatok helyét. (Igen, a konkurenciánál is...) Ezek a megoldások egy-egy konkrét igényt céloznak meg, így nincs szükség arra, hogy egy általános megoldást kelljen a saját céljaidnak megfelelően alakítani. Gondolhatsz a dologra úgy is, mint egy kényelmes kesztyűre, amely pontosan illik az ujjakra.

Erőforrás kezelés + táblázatkezelő = rossz kombináció

Vegyük például az erőforrás kezelést. Bár a táblázatok lehetővé teszik, hogy listázd az összes csapattagod nevét, az osztályt, ahol dolgoznak, a feladatokat, amin épp tevékenykednek és sok minden mást is, nem ez a legpraktikusabb módja a tervezésnek. Az átlátható és rugalmas együttműködési lehetőségek nélkül szinte lehetetlen mindent kézben tartani. A projekt alapon működő vállalati szoftverek minden együttműködéssel, időbeosztással, kommunikációval kapcsolatos terhet levesznek a vállunkról.

  • A korlátok és a megoldások

5 alapvető korlátja van a táblázatkezelő programok használatának a projektmenedzsmentben, melyeket könnyen kikerülhetünk a megfelelő célprogram használatával.

1. Használhatóság: a fárasztó és időrabló kézi adatbevitel, a cellák egyesítése és szétválasztása, a formázásokkal való bajlódás helyett válasszon olyan megoldást, amely kifejezetten a cégére van szabva, és intuitív módon segíti a tervezést. Például: egy feladat egyetlen egérkattintással létrehozható.
2. Együttműködés: a táblázatok e-mailben való küldözgetése és a nehézkes verziókövetés helyett egyszerűbb olyan, felhő alapú felületet használni, melyhez minden érintett (vezetők, dolgozók, befektetők, ügyfelek) hozzáférhet. Fontos, hogy a jogosultságokat is megfelelően be lehessen állítani: mindenki csak azt lássa, és azt szerkeszthesse, amihez valóban köze van.
3. Export: a táblázatkezelők segítségével csak egy komplett táblázatot lehet exportálni. Megoldható még esetleg az is, hogy csak bizonyos adatokat exportáljunk, de a legjobb alternatívák azok, melyek lehetővé teszik, hogy bizonyos adatok alapján csoportosítani lehessen az exportálandó információkat.
4. Biztonság: a táblázatok veszélyesek az adatvesztés/ számítógép rablás szempontjából is. Egy megbízható projektkezelő szoftver viszont nem helyben tárolja az adatokat, és biztonságos felhasználónév/jelszó rendszerrel tervezték.
5. Költségek: a táblázatkezelő programok licencdíjai és az IT költségek sokkal magasabbak lehetnek, mintha igény szerinti felhő alapú szolgáltatásokat vesz igénybe – ilyenkor csak azért kell fizetnie, amit valóban használ.

Rólunk

A Fehér Rendszerház Informatikai Kft.-nél 2008-as megalakulásunk óta magabiztosan fejlődve képviseljük a szakértelmet és a megbízhatóságot az informatikában. Partnereinktől a legjobban eső visszajelzés számunkra, hogy korrektek, hatékonyak és rugalmasak vagyunk. Munkavégzésünket Ügyfeleink igényeinek, kéréseinek – legyen szó az előzetesen megbeszéltektől a menet közben felmerültekig – teljes körű kielégítése jellemzi.

Facebook

Nyitvatartás

Alább tekintheti meg elérhetőségeinket

Telefon: +36-30/610-1027

Email: projekt@frik.hu

Nyitvatartás: 

Hétfő - Csütörtök: 09:30-17:30

Péntek: 09:30-16:30

Projektirányítási Rendszer - © 2017 Minden jog fenntartva
Webdesign by Frik